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紙質文件裝入文檔盒的流程!

2021-04-01 17:26:10

檔案盒既是歸檔文件的裝具,也是固化盒內歸檔文件位序的載體。制作良好、封面和盒脊項目編制規范的檔案盒,不但能很好地起到保護盒內文件的作用,也為檢索、利用的順利進行提供了保證。所以接下來給大家說說紙質文件裝入文檔盒的流程!

文件裝入檔案盒流程

紙質文件裝入文檔盒流程如下:

裝盒是指將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。將歸檔文件裝入檔案盒時,應嚴格按檔號順序裝入,與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致。檔案利用完畢后也要準確歸位。需要注意的是:不同類目的歸檔文件不應放入同一檔案盒,如不同年度的歸檔文件不應同盒;不同保管期限的歸檔文件不應同盒。同一事由的歸檔文件,不要求同盒,只須按排列的先后順序依次裝盒,裝滿一盒,再順次裝入下一盒。另外,檔案盒內的文件數量應盡量做到厚度適宜,裝盒飽滿,避免長期放置造成紙張彎曲受損。


(1)填寫檔案盒封面、盒脊要注意的是,檔案盒封面應使用全稱或通用簡稱標明全宗名稱,盒脊處應填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號和盒號。起止件號填寫盒內排列前面和后面的歸檔文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格。盒號一般填寫檔案盒上架排列后的順序號,移交進館前可先用黑色鉛筆編寫盒號,進館時再按進館要求進行修改。


(2)檔案盒內應放置備考表,置于每盒內的所有歸檔文件之后。填寫備考表的項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。填寫時應注意的是:

盒內文件情況說明:包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等,如歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。另外,歸檔文件目錄備注項中填寫不下的內容,可在此加以詳細說明。

整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

整理日期:歸檔文件整理完畢的日期。

檢查人:負責檢查歸檔文件質量的人員簽名或簽章。一般由檔案工作主管部門的負責人填寫。

檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。


臺山市今日文具塑品有限公司是一家集設計、開發、生產、銷售、服務為一體檔案盒廠家,主要生產文件夾,檔案夾,快勞夾,活頁夾,資料夾,資料冊,檔案盒,紙類文件夾、PP文件夾、PVC孔夾等三大類數百個品種的辦公文具用品。如需要各種類型的檔案盒敬請聯系我們哦,我們也可以檔案盒定制單,滿足企業需求。


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