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紙質文件的檔案盒都有哪些要求?

2021-03-11 16:34:15

檔案盒既是歸檔文件的裝具,也是固化盒內歸檔文件位序的載體。制作良好、封面和盒脊項目編制規范的檔案盒,不但能很好地起到保護盒內文件的作用,也為檢索、利用的順利進行提供了保證。那么一般的紙質文件的檔案盒都有哪些要求?

文件檔案盒要求

紙質文件檔案盒的要求如下:

一、檔案盒的規格

檔案盒外形尺寸為長310mm、寬220mm的長方體,厚度一般為20mm、30mm、40mm、50mm,也可以根據需要設置其他尺寸厚度。此規格是按照可放入紙張幅面為國際通用A4型(297mm×210mm)的文件,并能夠較方便地取用盒內文件而設計的。厚度允許不同的尺寸,以方便放置不同厚度的文件。


同一機關檔案部門使用的檔案盒厚度宜相對統一,以便于按照延長米進行檔案數量統計。檔案盒按照擺放方式的不同,可以分為豎式和橫式兩種。之所以設計橫式檔案盒,是為了增加盒內文件與檔案盒的接觸面,避免文件豎置時“頭重腳輕”而發生彎曲折損。從長遠考慮,檔案盒橫放更有利于檔案的保護。


不過,現有的檔案柜(架)大都未給此種擺放方式留下足夠的空間,因此選用橫式檔案盒時應同時考慮檔案柜(架)的狀況。機關單位在選用檔案盒時,兩種格式的檔案盒只能選用一種,以簡便管理、保證檔案盒上架后整齊、美觀。


二、檔案盒封面

檔案盒的封面應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱(即立檔單位名稱),下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時先行印制。


三、檔案盒盒脊的項目

檔案盒盒脊應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置各檢索項,包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。


臺山市今日文具塑品有限公司是一家集設計、開發、生產、銷售、服務為一體檔案盒廠家,主要生產文件夾,檔案夾,快勞夾,活頁夾,資料夾,資料冊,檔案盒,紙類文件夾、PP文件夾、PVC孔夾等三大類數百個品種的辦公文具用品。如需要各種類型的檔案盒敬請聯系我們哦,我們也可以檔案盒定制單,滿足企業需求。


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