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紙質文件收納的準則以及裝訂方式有哪些?

2021-03-02 17:36:08

文書檔案是單位在行政管理、經營管理、生產管理和黨群管理活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。而這些文檔信息整理也是每個單位非常頭疼的事情,所以接下來給大家說說紙質文件收納的準則以及裝訂方式有哪些?


紙質文件收納準則如下:

1、穩定性原則

應對歸檔文件進行仔細檢查和評估,制定適宜的裝訂方案。方案應考慮文件保管期限、文件紙張質 量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后,應保持相對穩定。

2、小影響原則

裝訂應盡量減少對歸檔文件本身的影響。應避免多次裝訂,原裝訂方式符合文件保管期限等相關 要求的,應維持不變。

3、—致性原則

裝訂應有利于歸檔文件的保護和管理。相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限 的裝訂方式應相對統一。

4、簡便原則

裝訂應牢固、簡便實用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。

紙質文件收納

文檔裝訂需求類型和裝訂方式選擇如下:

(1)裝訂需求

根據歸檔文件保管期限和整理要求,歸檔文件裝訂需求分成5類:

a)類型A:長期保管;

b)類型B:定期30年保管,需要b)移交檔案館;

c)類型C:定期30年保管,不需要移交檔案館;

d)類型D:定期10年保管;

e)類型E:需長期或定期保管,但尚未完成整理、數字化工作,需要臨時 固定。


(2)裝訂方式

1.歸檔文件裝訂宜采用線裝法、變形材料裝訂法、粘接法、封套法4個類型7種方式。

2.歸檔文件裝訂不得使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成危害或固定效果

不佳的裝訂方式。

3.裝訂方式選擇

A、類型A對應的裝訂方式:T1、T2、T3;T4、T6°具體來說:

a)長期保管的歸檔文件,宜采用線裝法裝訂。歸檔文件頁數較少的,可采用手工進行直角裝訂(T1)或縫紉機軋邊裝訂(T2);頁數較厚的,采用三孔一線裝訂(T3)。

b)長期保管的歸檔文件,可采用不銹鋼訂書釘裝訂(T4)、漿糊裝訂(T6)o不銹鋼訂書釘、漿糊材 質應滿足歸檔文件長期保管的需要。頁數較少的,采用不銹鋼訂書釘裝訂(T4)或漿糊裝訂(T6);頁數較多的,采用不銹鋼訂書釘裝訂(T4)o

c)長期保管的歸檔文件,不可使用不銹鋼夾裝訂(T5)、封套裝訂(T7)o 

B、類型B對應的裝訂方式和要求應按照5.3.1執行。

C、類型C對應的裝訂方式:T1、T2、T3、T4、T6;T5、T7。具體來說:

a)定期30年保管,不需要移交檔案館的歸檔文件,宜釆用線裝法裝訂。歸檔文件頁數較少的,采 用手工進行直角裝訂(T1)或縫紉機軋邊裝訂(T2);頁數較厚的,采用三孔一線裝訂(T3)o

b)定期30年保管,不需要移交檔案館的歸檔文件,可采用不銹鋼訂書釘裝訂(T4)、漿糊裝訂(T6),不銹鋼訂書釘、漿糊材質應滿足歸檔文件長期保管的需要。頁數較少的,采用不銹鋼訂 書釘裝訂(T4)或漿糊裝訂(T6);頁數較多的,釆用不銹鋼訂書釘裝訂(T4)。

c)定期30年保管,不需要移交檔案館的歸檔文件,也可采用不銹鋼夾裝訂(T5)、封套裝訂(T7)。

D、類型D對應的裝訂方式:T1~T7O

定期10年保管的歸檔文件,可采用直角裝訂(T1)、縫紉機軋邊裝訂(T2)、三孔一線裝訂(T3)、不 銹鋼訂書釘裝訂(T4)、不銹鋼夾裝訂(T5)、漿糊裝訂(T6)、封套裝訂(T7)中任意一種方式裝訂。

E、類型E對應的裝訂方式:T5,T7O

長期或定期保管,但尚未完成整理、數字化工作,需要臨時固定的,宜采用不銹鋼夾裝訂(T5)、封套 裝訂(T7)。


已歸檔文件夾/文檔盒目錄填寫完整,序號、檔號、責任者、題名、日期、密級、頁數為必填項,文號及備注有則填寫。表格采用 A4 幅面,頁面宜橫向設置。


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