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文書檔案整理有哪些技巧?

2021-01-04 16:14:34

文書檔案是單位在行政管理、經營管理、生產管理和黨群管理活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。而這些文檔信息整理也是每個單位非常頭疼的事情,所以接下來給大家說說文書檔案整理的技巧。

文書檔案整理方法

文書檔案包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、方案、函、會議紀要、計劃和總結等。載體形式主要有紙質文件、電子文件、信息系統數據等。


文書檔案整理方法

(一)分類

歸檔文件采用年度—分類號—保管期限進行分類,同一全宗應保持分類方案的穩定。

(二)排列

歸檔文件應在分類方案的類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。內容緊密相關的,應集中排列,會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

(三)數字化

根據歸檔范圍表,將需要數字化的紙質文件掃描,或準備相應的電子文件。

(四)裝訂

1、歸檔文件應按件裝訂。歸檔紙質文件要用文件歸檔專用不銹鋼釘或者棉線在左側裝訂。裝訂時,單份文件厚度超過1cm的,應采用三孔一線裝訂法。

2、歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應打印裝訂成冊。歸檔文件目錄按照年度、保管期限、機構(問題)裝訂成冊。裝訂成冊的文件目錄,應編制封面。

(五)編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章,并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、機構或問題(分類號)、保管期限、件號、頁數等項目。

(1)全宗號:B0030027。全宗號填寫要保持完整性,不可省略。

(2)年度:填寫文件形成年度,以四位阿拉伯數字標注公元紀年,如2020。

(3)分類號:填寫分類方案確定的分類號。

(4)保管期限:填寫Y、30、10,分別代表長期、30年、10年。

(5)件號:填寫文件的排列順序號。

件號的編制方法為:在分類方案的類目內,按文件排列順序從“00001”開始標注。

(6)頁數:每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有效圖文的頁面為一頁。

(六)歸檔文件目錄

歸檔文件目錄填寫完整,序號、檔號、責任者、題名、日期、密級、頁數為必填項,文號及備注有則填寫。表格采用 A4 幅面,頁面宜橫向設置。


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