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臺山市今日文具塑品有限公司

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檔案文件歸檔整理的方法

2020-07-25 09:04:19

檔案文件收集是檔案整理的第1步,資料是否齊全直接影響到該檔案文件的價值,檔案文件整理主要包括對檔案文件的內容進行鑒別,將零散和需要進一步條理化的文件進行分類、組合、排列、編目、歸檔進行保存。


檔案整理時分類要合理,便于后期使用時方便查找,可按照年度和問題進行分類,就是將同一年的同一保管期限內,將問題相同的檔案文件放在一起,以后查找就比較方便。


按照檔案資料的保管期限標準進行整理,永遠和長期保存的檔案分類時要慎重,如果無法確定保管期限要按照就長不就短的原則執行,防止檔案使用時因保存時間過短被銷毀無法查詢,逐年對應便于查找。 

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檔案整理要規范,當檔案的保管期限和分類順序確定后,就進入了裝訂、打號目錄錄入、掃描以及裝盒的環節,這個環節雖然簡單,但容易出錯,所以一定要仔細認真。


裝訂時要注意文件的針孔間距、頁邊距,否則裝訂出來影響美觀。案卷標題即案卷題名,是對卷內檔案文件的概括,所以,擬寫案卷標題內容要概括確切,文字簡要通順,以不超過50字為宜。


檔案的整理是一件細心的工作,檔案管理人員應具備較高的責任心,并加強檔案的日常檢查,這樣才能提高檔案的利用效果和作用。


無酸紙檔案盒可以使檔案文件長期保存不變質、不發霉的,可以對檔案文件起到保護作用,進行分類保存后便于查閱。


臺山市今日文具塑品有限公司是一家集設計、開發、生產、銷售、服務為一體的專業化辦公文具用品企業。司生產文件夾,檔案夾,快勞夾,活頁夾,資料夾,資料冊,檔案盒,紙類文件夾、PP文件夾、PVC孔夾等三大類數百個品種的辦公文具用品。


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