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家庭檔案建議整理方法

2020-07-25 09:03:22

以下分為六大類

一、分類

按內容(名稱)分類:即上述“家庭檔案的內容”所列11個大類分類。也可按著11個大類當中的某些小類設置類別,如信件類、照片類、榮譽證書類、購物發票類、攝影作品類、稿件類、書法類、繪畫類、剪紙類、剪報類等等,這些類按家庭檔案材料的具體內容、形式、載體等靈活設置。

按家庭成員分類:即按家庭檔案內容所涉及(針對)的成員或形成家庭檔案材料的成員設置類別。如父親檔案、母親檔案、子女檔案等。此方法適用于個人特征或隸屬關系比較明顯的家庭檔案,如日記、證書、畢業證、工資條、照片、文章、病歷、信件等。

溫馨提示:上述兩種方法一般情況下不單獨使用,而是結合起來使用,即:

①先按內容(名稱)分類,后按家庭成員分類。例如榮譽證書、信件、照片等家庭檔案,可首先按榮譽證書設置一級類別,然后按家庭成員設置二級類別,即把各個家庭成員的榮譽證書分開,每個成員的集中在一起。

②先按家庭成員分類,后按內容(名稱)分類。如子女檔案的分類,“某子女檔案”為一級類別,然后可按成長記錄,體檢表,照片,榮譽證書,作業,成績單,畢業證等具體內容設置二級類別或按履歷類、榮譽類、證書類、聲像類、學習類、健康類等設置二級類別。

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二、排序

按形成時間先后順序或按重要程序排列。


三、材料整理

1、對于規格較小或破損的紙質材料,為便于保管,避免零亂,需要粘貼或托裱。例如購物發票、工資條、旅游門票等等。

2、粘貼時不要使用漿糊,可用膠水或雙面膠,以免生蟲、發霉。


四、編制序號

1、家庭檔案以每1份(件、冊、張、本、套)為單位編順序號(阿拉伯數字);

2、屬于同一類別的檔案連續編號;

3、編號的位置在每份(件、冊、張、本、套)檔案材料的首頁,可直接用筆書寫,不便直接書寫的,可以書寫在口取紙上,然后粘貼牢固即可。


五、裝盒(袋)

1、盒子(袋)的外觀、規格可視檔案材料的形式、材料、大小來選擇。如紙質檔案盒、塑料文件盒、家庭購買物品的包裝盒或自己定制的盒子等。盒子不拘形式,只要整齊美觀,利于保管,便于使用即可。

2、對于圖書,集郵冊等便于存放的家庭檔案,可不裝盒。

3、盒脊背要注明類別名、年度(年代)、姓名等項目,以便查找。


六、編制目錄

1、一盒(袋)內存放多份(件、冊)檔案材料的,以盒為單位登記、放置目錄,即一盒(袋)一份目錄;一盒(袋)內只存放一份(件、冊)檔案材料的,以一個類別為單位登記、放置目錄,即一類一份目錄。

2、目錄所列項目視檔案材料的具體特征來設定,順序號、題名、日期是必備項目。其中“順序號”與上述“編制序號”中的順序號一致。

3、目錄一式兩份,一份入盒(袋),另一份集中存放,作為檢索目錄,以便于查找。


臺山市今日文具塑品有限公司是一家集設計、開發、生產、銷售、服務為一體的專業化辦公文具用品企業。司生產文件夾,檔案夾,快勞夾,活頁夾,資料夾,資料冊,檔案盒,紙類文件夾、PP文件夾、PVC孔夾等三大類數百個品種的辦公文具用品。


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