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臺山市今日文具塑品有限公司

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關于科技檔案的整理和編目

2019-05-22 11:40:18

科技檔案是指企業在從事生產、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料??萍?a href='http://www.ceremonin.com/' target='_blank' class='key_tag'>檔案盒整理,要遵循科技文件材料的形成規律,保持其內在的有機聯系,便于保管和利用。


(1)分類

要符合形成檔案盒的企業科技活動的性質與特點,不能簡單的一律采用一種分類模式,或機械的搬用別的單位和專業的分類方法。在一個企業內,應有一個綜合的分類方案,分類標準要一致,力求簡明,不宜層次太多。


科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種:

①按工程項目分類,主要適用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中一起,便于成套地提供利用。

②按產品類型分類,主要適用于產品檔案。它是在企業全部產品范圍內,以各個獨立的產品檔案為基礎,按產品型號逐級分類,便于按照不同型號的產品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。

③按科研課題分類,主要適合于科學技術研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。

④按專業進行分類。它是根據科技檔案的內容所反映的不同專業性質劃分,主要用于專業化、標準化或通用化較強的科技檔案。

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(2)編目

科技檔案目錄(樣式與歸檔文件目錄相同),是以卷、冊為對象進行登記編制的,實際上是案卷的名冊,其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置,以便于統計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄??萍紮n案總目錄是科技檔案登記總帳,也稱流水帳??萍紮n案的分類目錄,是嚴格按照科技檔案分類、排列次序,對案卷進行登記的目錄,是直接按照類別查找科技檔案,為利用者提供服務的工具。檔號主要包括分類號(項目代號)、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.12-11的案卷,其檔號含義為:S代表設備檔案,12代表該設備代號,11代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。


(3)擬寫案卷題名

案卷題名應簡明揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目的名稱、代號,針對部分內容,材料名稱等。


(4)裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式,科技文件材料都要折疊為統一的A4幅面,長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序,用件號章固定。


臺山市今日文具塑品有限公司是一家集設計、開發、生產、銷售、服務為一體的專業化辦公文具用品企業。司生產文件夾,檔案夾,快勞夾,活頁夾,資料夾,資料冊,檔案盒,紙類文件夾、PP文件夾、PVC孔夾等三大類數百個品種的辦公文具用品。


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